Вимоги, яким має відповідати система інформації, обліку та звітності

Вивчення предмета аналізу для вирішення поставлених перед ним завдань здійснюється на базі сукупності показників і цифрових даних, що характеризу­ють зміст процесів і явищ, причинно-наслідкові зв'язки, перебіг і результати ді­яльності об'єкта, що аналізується. Упорядковані повідомлення про процеси та явища, які відбуваються в об'єкті, що аналізується, сукупність будь-яких знань, даних називають інформацією (інформаційною базою аналізу).
Інформація по-латині означає роз'яснення, усвідомлення, викладення. Відо­мості (дані) про об'єкт дослідження можна отримати двома способами:
- у результаті фіксації змін у процесах і явищах (дані обліку, звітності, спеці­ально організованих спостережень тощо);
- нагромадженням внаслідок відповідної обробки раніше зібраних даних.
Нерідко дані, зібрані першим способом, називають вихідною інформацією, а отримані внаслідок обробки вихідної інформації - результатною (вихідною) інформацією, яка є підставою для прийняття управлінських рішень. Вихідну інформацію поділяють на планову, нормативну, звітну (бухгалтерську і статис­тичну) і позаоблікову.
До планової інформації належать дані бізнес-планів підприємств. Нормативною інформацією є встановлені законодавчими актами нормативи, тарифні ставки, норми виготовлення продукції, норми видачі матеріальних ресурсів, процентні ставки на кредит тощо. До обліково-звітної інформації відносяться дані всіх видів обліку: управлінського, фінансового (бухгалтерського), статистичного і звітності - бухгалтерської (фінансової) і статистичної. Позаобліковими джерелами інформації є дані ревізії, перевірок і обстежень, проведених контролюючими органами, дані про одноразове вивчення стану і використання обладнання, робочого часу і т.п.
За умов ринку джерелами інформації, крім власної звітності, служать зару­біжні статистичні матеріали, каталоги, довідники і путівники конкурентів, дані загальноекономічних галузевих журналів, бюлетенів іноземної економічної ін­формації тощо. Ефективними джерелами інформації є анкети опитувань, на під­ставі яких визначаються якісні й функціональні характеристики виробів, струк­тура асортименту, рівень сервісу і т.д.
Принципи побудови інформації:
-  цілеспрямованість інформації (підбирання відомостей, виходячи із завдань аналізу);
- повнота інформації (одержання необхідного і достатнього для досягнення ме­ти аналізу обсягу інформації);
-   вірогідність і співмірність даних;
- актуальність інформації (відображення найновіших даних, щоб інформація мала випереджаючий характер);
- оперативність інформації (скорочення часу на збирання, обробку, системати­зацію і надання).
При підбиранні інформації для її повноти необхідно максимально враховува­ти зміст аналізу.
До початку обробки залучених джерел інформації слід всебічно її перевірити і критично розглянути, щоб переконатися в її співмірності і вірогідності. Це не­обхідно для забезпечення якості аналізу й обґрунтованості аналітичних виснов­ків за результатами аналізу, а отже, і ефективності управлінських рішень. По­милки, неузгодженість та інші недоліки, що потрапляють іноді в звітності, мо­жуть відобразитися на аналітичних розрахунках, перекрутити результати аналі­зу. Тому попередньою умовою аналізу є детальна перевірка всіх матеріалів, що підлягають аналізу.
Співмірність інформаційних даних означає, що об'єкти, які утворюють сукуп­ність явищ, мають бути тотожними за показниками, що вивчаються методологією їх обчислення й одиницям виміру, порівняні у часі й просторі (тобто показники повинні бути розраховані на одну і ту ж дату або за один і той же час).Вірогідність - це міра об'єктивного відображення даних, що характеризують суттєвість процесів і явищ. Вірогідність бухгалтерської звітності повинна бути підтверджена аудиторською довідкою. Якщо підтвердження немає, необхідно таку перевірку здійснити, звернувши увагу на:
- укомплектованість бухгалтерської і статистичної звітності формами, перед­баченими нормативними актами (Міністерства фінансів України і Державно­го комітету України по статистиці);
- погодженість показників, що повторюються в різних формах звітності. Така, перевірка проводиться, в основному, шляхом уважного читання всієї звітності й зіставленням показників. Деякі показники відображаються в різних фор­мах звітності і, отже, при правильному укладанні звіту обов'язковим є збіг суми показників.
За показниками поточного обліку і звітності керівництво підприємства контролює раціональність використання госпо­дарських ресурсів, рентабельність (тобто одержання прибут­ку, достатнього для залучення й утримання вкладеного капі­талу), ліквідність (тобто достатність коштів для погашення заборгованості за зобов'язаннями), одержує іншу ділову інформацію, а також здійснює планування і прогнозування діяльності підприємства.
Основні завдання обліку полягають:
- у розробленні загальних методологічних основ органі­зації бухгалтерського обліку на підприємствах, в організаціях, установах;
- у науковому узагальненні сучасної практики організації обліку і контролю;
- в удосконаленні діючих та створенні нових програмних засобів облікової реєстрації і форм організації бухгал­терського обліку.
Критерієм наукового рівня обліку є його дієвість, тобто здатність своєчасно надавати вичерпну інформацію, необхідну для управління і контролю. При цьому показники обліку по­винні забезпечувати інформацію не лише для внутрішнього уп­равління, а й для зовнішніх споживачів (податкових і фі­нансових органів, банків, інвесторів, ділових партнерів тощо).
Бухгалтерський облік (практичну діяльність) можна ви­значити як організований цілеспрямований процес одержання і передавання інформації про факти господарської діяльності. Мета цього процесу — надання інформації для прийняття уп­равлінських рішень. Отже, бухгалтерський облік має як нау­кову (теоретичну), так і практичну (прикладну) сторону.
З погляду теорії облік має зміст і форму. Зміст охоплює те загальне, що є за будь-якої організації обліку, зокрема, вив­чення предмета, методу, техніки, форм і організації бухгал­терського обліку (те, що становить зміст теорії бухгалтерсь­кого обліку). До форми належать особливості практичної ре­алізації методу бухгалтерського обліку в окремих галузях на­родного господарства, виходячи із специфіки їхньої діяльності.
Наука про бухгалтерський облік, розробляючи властиву їй систему конкретних способів відображення фактів госпо­дарської діяльності підприємств і організацій, ґрунтується на діалектичному методі та економічній теорії. Викори­стання наукових принципів забезпечує економічно обґрунтовану методологію ведення обліку об'єктів залежно від їхньої ролі у господарських процесах і вимог управління діяльністю підприємств [5, c. 18].
За своїм змістом бухгалтерський облік тісно пов'язаний з плануванням, економічним аналізом, аудитом, ревізією, пра­вом. Так, за даними бухгалтерського обліку здійснюється кон­троль за виконанням планових завдань за звітний період і забезпечується інформація для подальшого планування і про­гнозування розвитку господарства. Економічний аналіз ґрун­тується на показниках плану і бухгалтерського обліку, вив­чає причини відхилень від плану, виявляє резерви підвищен­ня ефективності господарської діяльності. Відображаючи гос­подарські процеси, бухгалтерський облік контролює дотри­мання законодавчих актів, юридичних норм, що регулюють господарські взаємовідносини. Для контролю за розвитком економіки країни показники обліку широко використовують для статистичних узагальнень.
Згідно з Положенням (стандартом) бухгалтерського обліку 1 «Загальні вимоги до фінансової звітності» основною вимогою, що ставиться до наданої інформації у фінансових звітах, є прав­диве відображення діяльності підприємства. Необхідною умо­вою такого відображення є забезпечення якісної характеристи­ки інформації: достовірність, зрозумілість, доречність і порівнюваність.
Достовірність інформації значить, що вона не містить поми­лок і перекручень. Показники звітності повинні бути об'єк­тивними, обґрунтовані перевіреними даними поточного обліку і підтверджені відповідними документами.
Зрозумілість — інформація, яка наводиться у фінансових звітах, повинна бути зрозумілою, розрахованою на розуміння її користувачами за умови, що вони мають достатні знання і зацікавлені у сприйманні цієї інформації.
Фінансова звітність повинна повністю висвітлювати всі напрямки діяльності підприємства і разом з тим містить тільки доречну інформацію, яка впливає на прийняття рішень корис­тувачами, дає можливість своєчасно оцінити минулі, теперішні і майбутні події, підтвердити і скоригувати їх оцінки, зроблені у минулому.
Інформація, що підлягає розкриттю, а також інформація, яка не наведена безпосередньо у фінансових звітах, але є обо­в'язковою згідно з відповідними положеннями (стандартами), або яка містить додатковий аналіз статей звітності, необхідний для забезпечення її зрозумілості і доречності, подається у примітках до фінансових звітів.
Порівнюваність інформації характеризує можливість кори­стувачам звітності порівнювати:
- фінансові звіти підприємства за різні періоди;
- фінансові звіти різних підприємств.
Таке порівняння дозволяє оцінити динаміку розвитку підприємства, визначити його місце на ринку.
Передумовами порівнюваності є наведення відповідної ін­формації попереднього періоду і розкриття інформації про об­лікову політику підприємства та її зміни. Для забезпечення порівнюваності у кожному фінансовому звіті необхідно на­водити всю числову інформацію за попередній період спосо­бом, який дозволяє співставити її з даними за звітний період. Якщо, наприклад, класифікація статей у фінансових звітах змінилася, то відповідні суми за попередній період необхідно перекласифікувати для забезпечення їх порівнюваності із звітним періодом. При цьому у примітках до фінансових звітів треба пояснити характер будь-якої перекласифікації, вказа­ти її суму і причину.
Інформація, подана у фінансових звітах, повинна не тільки відображати результати попередньої діяльності, але й бути ко­рисною для прогнозування розвитку діяльності підприємства на наступні періоди.
Так, інформація про фінансових стан підприємства в звітно­му періоді використовується для прогнозування його фінансо­вого стану, результатів діяльності і платоспроможності в май­бутніх періодах. Аналітичні потреби користувачів задовольня­ються завдяки відповідній структурі фінансових звітів, а також надання порівнюваної інформації за звітний і попередні періоди.
Невід'ємною умовою корисності фінансової звітності є своє­часність її складання і подання. Найдостовірніша інформація втрачає своє значення, якщо вона надана користувачам несвоєчасно. Тому фінансові звіти повинні подаватися користувачам у строки, які забезпечують їх ефективне використання. Зайва де­талізація ускладнює складання звітності та її аналіз, викорис­тання в управлінні. Тому державним і громадських органам за­бороняється вимагати, а підпорядкованим підприємствам пода­вати звітність за незатвердженими формами.
Для того щоб звітність була дійовим засобом управління і контролю, вона повинна ґрунтуватися на таких основних принципах [4, c. 41]:
-  обачність — застосування в бухгалтерському обліку ме­тодів оцінки, які повинні запобігати заниженню оцінки зобов'язань і витрат та завищенню оцінки активів і до­ходів підприємства;
-  повне висвітлення — фінансова звітність повинна місти­ти всю інформацію про фактичні і потенційні результа­ти господарської діяльності і подій, здатних, вплинути на рішення, що приймаються на її основі;
- автономність — кожне підприємство розглядається як юридична особа, відокремлена від її власників, у зв'язку з чим власне майно і зобов'язання власників не повинні відображатися у фінансовій звітності підприємства;
- послідовність — постійно (із року в рік) застосування підприємством вибраної облікової політики, тобто су­купності принципів, методів і процедур, які використо­вуються підприємством для складання і подання фінан­сової звітності. Зміна облікової політики можлива тільки в передбачених положеннями (стандартами) бухгалтер­ського обліку випадках і повинна бути обґрунтована і розкрита в примітках до фінансової звітності;
- безперервність — оцінка активів і зобов'язань підприєм­ства здійснюється виходячи з припущення, що його діяльність буде продовжуватися і надалі;
- нарахування та відповідність доходів і витрат. Для виз­начення фінансового результату діяльності звітного пе­ріоду необхідно співставляти доходи звітного періоду з витратами, які здійснюються для отримання цих доходів. При цьому доходи і витрати відображаються в бухгалтерському обліку і фінансовій звітності в момент їх ви­никнення, незалежно від дати надходження чи сплати грошових коштів;
- превалювання суті над формою — операції обліковують­ся згідно з їх сутністю, а не тільки виходячи з юридичної форми. Так, взяті у фінансову оренду основні засоби ві­дображаються в балансі (звітності) орендаря, тобто по суті як власне майно, хоч за юридичною формою вони не пе­рейшли у власність орендаря, але ним прийняті на себе ризики і вигоди, пов'язані з правом власності на об'єкти лізингу;
- історична (фактична) собівартість — пріоритетною є оцінка активів підприємства виходячи з витрат на їх ви­робництво і придбання;
- єдиний грошовий вимірник — вимірювання і узагальнення всіх господарських операцій підприємства у його фінан­совій звітності здійснюється в єдиній грошовій одиниці;
- періодичність — можливість розподілу діяльності підприємства на певні періоди часу з метою складання фінансової звітності.